Klik HIER om de notulen in PDF formaat te openen.
d.d. 22 Oktober 2018
Aanvang 20.00 uur
- Opening
De voorzitter heet iedereen van harte welkom en opent om 20:06u de vergadering
- Notulen evaluatie vergadering 23 april 2018
De notulen worden ongewijzigd vastgesteld. Het bestuur van de SRK heeft besloten om de notulen voortaan standaard naar alle betrokkenen te sturen, ongeacht of je aanwezig was op de vergadering.
- Mededelingen
Vanuit de gemeente is het idee ontstaan om een jeugdblaaskapel op te richten. Aan alle carnavalsstichtingen is gevraagd hier kenbaarheid aan te geven. Er is op facebook een oproep geplaatst om de jeugd hiervoor te interesseren. Er zijn een aantal aanmeldingen via de SRK naar de gemeente verstuurd. De verder oprichting van de kapel ligt nu bij de gemeente. SRK ervaart verder weinig initiatief vanuit de gemeenten en zal dit bij de gemeente aankaarten. Wordt vervolgd.
- Bestuursmutaties
Er zijn een aantal nieuwe mensen aangesloten bij de SRK. Twee mensen volgen een soort van snuffelstage, zij evalueren na 1 jaar of zij een rol willen/kunnen vervullen bij de SRK.
Bij de Jeugd is uitbreiding gekomen en de rol van secretaris is ingevuld.
De SRK is nog steeds geïnteresseerd om mensen te vinden die kunnen ondersteunen, dus aanmeldingen zijn welkom!
Social media/facebook/instagram/website
De SRK spant zich in om social media op orde te krijgen. Momenteel is er geen SRK archief online te vinden anders dan wat op facebook staat. Door middel van een website wil de SRK wat meer historie opbouwen. Al het archief wat nog in de vorm van hardcopy bestond is inmiddels overgedragen aan de SRK.
Sinds 3 weken hebben we weer een website: www.denhaaykaant.nl
Ook een instagram account is online: https://www.instagram.com/stichtingraamsdonksekarnaval
- Financiën
De SRK heeft gesignaleerd dat er vragen spelen m.b.t. de financiën van de stichting. Er wordt aangegeven dat de SRK als doel heeft een financieel gezonde organisatie te zijn zonder winstoogmerk. Momenteel is een financiële reserve, waarmee de SRK één carnavalsjaar in de huidige vorm kan draaien zonder dat er inkomsten tegenover staan. Daarnaast wil de SRK enige reserve opbouwen in verband met het naderend jubileumjaar.
Daarnaast heeft de SRK als doel om de evenementen te blijven doorontwikkelen en uitbreiden. Hierdoor is het af en toe nodig om geld te vragen voor evenementen. De SRK wil dit tot een minimum beperken om de evenementen zo laagdrempelig mogelijk te behouden voor iedereen.
Naar aanleiding van een vraag vanuit de aanwezigen waarom de financiën dan niet op tafel worden gelegd, wordt aangegeven dat er geen meerwaarde is om de hele financiële huishouding tijdens deze vergadering bloot te leggen. Mensen die hier interesse in hebben of hier vragen over hebben, kunnen dit bij de penningmeester aangeven. Het is dan mogelijk om de cijfers in te komen zien.
- AVG
Sinds mei 2018 zijn organisaties verplicht om te voldoen aan de privacywetgeving/ AVG. Een uitgebreide wet waarbij het als stichting ondoenlijk is om te voldoen aan alle voorwaarden. Bij de AVG geldt een inspanningsverplichting: Organisaties zijn verplicht om de laten zien dat je je best doet om te voldoen aan de wetgeving. De SRK hoopt te volstaan met:
- Op het inschrijfformulier staat genoteerd dat door inschrijven voor de optocht men ermee instemt dat er foto’s worden gemaakt.
- Op de site staat genoteerd dat er bij evenementen foto’s worden gemaakt die geplaatst kunnen worden
- Bij de optocht worden borden geplaatst waarop staat dat er foto’s en films worden gemaakt.
- Voor de jeugd vraagt de SRK aan de ouders toestemming, dit gaat tot nu toe goed. De SRK houdt rekening met de bezwaren.
- De wetgeving geldt ook voor foto’s die eerder gemaakt zijn en in het archief zitten. Hoe de SRK hiermee om zal gaan is nog niet duidelijk.
- Houdt er rekening mee dat de privacywetging ook geldt voor je eigen vereniging.
Vanuit de aanwezigen worden de volgende ideeën nog geopperd;
- Als bij evenementen een kaartje gekocht wordt dan op het kaartje zetten dat je dan instemt met plaatsen van foto’s op de site ed
- Tijdens de optocht aangeven dat er een fotozone is
- Op facebook mededeling hieromtrent plaatsen
Het is ook vanwege de AVG dat we in de notulen niet meer naar personen verwijzen.
- Jeugd
Er wordt uitleg gegeven wat er bij de jeugd commissie op het programma staat m.b.t. de volgende activiteiten; 11-11 bal, worstenbroodactie, prins(essen)gebak, leuteTeutenbal en opening op het gemeentehuis.
m.b.t. 11-11 bal is aan de kinderen op Hoge Waai gevraagd wie mee willen doen met de jeugdraad en prins(essen) verkiezing. Er is 1 aanmelding uit groep 7 en 21 uit groep 8.
Daarnaast is geprobeerd om alle kinderen uit Raamsdonk, dus niet alleen die van de Hoge Waai, te benaderen om mee te doen met de verkiezing.
Op 10-11, voorafgaand aan de prinsverkiezing, is het jeugdprinsenbal.
De SRK is nog naarstig op zoek naar een plek waar de prinsenwagen gestald kan worden. Mocht er onder jullie iemand zijn die plek heeft voor de jeugdwagen, laat het ons weten! Het is overigens het laatste jaar dat deze wagen mee rijdt, volgend jaar wordt er een nieuwe wagen gebouwd.
De afmeting van de huidige wagen is 4,5 m hoog 8 m lang. Vanaf 2020 3x3x3 m
- Evenementen
Er wordt een korte uitleg gegeven door de voorzitter met betrekking tot de volgende evenementen;
– Prinsenbal; Er is gekozen voor een nieuwe stijl prinsenbal in verband met de afnemende opkomst de laatste jaren. Er zijn al meerdere dingen geprobeerd, maar zonder het gewenste effect. Dit keer is er voor een artiest + DJ gekozen waardoor de kaartjes geld kosten. Kaarten zijn beschikbaar bij Feestwinkel Martens, Scnackbar de Schaans en café de Schipper.
– Carnavalskrant; blijft dit jaar hetzelfde, iedereen is tevreden over de huidige vorm. De SRK is nog wel op zoek naar iemand die nieuwe sponsoren wil zoeken en onderhouden.
– Bouwerscafé; Ook daar zoeken we naar vernieuwing in verband met afnemende opkomst. De SRK zoekt hierin meer de samenwerking met CV’s. Er zijn een aantal ideeën, maar dit staat nog in de kinderschoenen. Er komt een oproep op FB, dit wordt vervolgd!
– Sauwelen; Dit was vorig jaar een succes, daarom is er besloten om terug te gaan naar een avond en een middag. De invulling van de avond blijft status quo. Het middagprogramma zal meer gericht zijn op ouderen.
– Buurtlied; Ook dit evenement behoeft aandacht. Wordt vanavond opgepakt met de buurtliedcommissie.
– Boerenbruiloft; Ook bij de boerenbruiloft is de SRK in gesprek met de commissie om te onderzoeken hoe we dit evenement nieuw elan kunnen geven.
-Slotfest nieuwe stijl; Het slotfest zal in zijn huidige vorm niet gecontinueerd worden. Er wordt gezocht naar een kortere vorm met een andere invulling.
Er is een vraag binnen gekomen van iemand die zich afvraagt waarom de SRK alle evenementen onder zich houdt. De voorzitter leest hierover een verklaring voor:
SRK probeert de carnaval op het dorp op peil te houden, We zijn van mening dat het Raamsdonk volk alleen op het dorp is te behouden , als we wat te bieden hebben. We zijn ook van mening dat dat alleen mogelijk is als we als SRK zelf ook een vinger in de pap heeft. Helaas zijn er door de jaren heen wat mooie evenementen in het slop geraakt , Zoals Het Sauwelen en Boerenbruiloft. Mooie evenementen die aandacht verdienen en een opfrissing.
Om alle de evenementen onder de SRK te laten vallen proberen we te waarborgen dat de evenementen op niveau blijven en dat deze blijven vernieuwen.
Vandaar ook de verbreding in het bestuur en diverse commissie.
- Optocht
Dit jaar zal de SRK blaastesten uitvoeren bij de bestuurders en begeleiders van de wagens. Uiteraard gaat de SRK ervan uit dat de verenigingen in staat zijn om zelf verantwoordelijkheid te nemen voor de veiligheid van zijn leden. Echter, de SRK wordt hiertoe verplicht door de gemeente. Zodra deze een vergunning afgeeft ligt de verantwoordelijkheid voor de veiligheid van de deelnemers in handen van de SRK. Zij zijn hiervoor hoofdelijk aansprakelijk en willen dus kunnen aantonen dat zij er alles aan doen om ongelukken te voorkomen. Bij positieve testen dan…..dan volgt uitsluiting van functie
Binnenkort gaat de SRK ook met de brandweer in gesprek over de veiligheid tijdens de optocht.
Het snoeien gebeurt vaak te laat. De SRK heeft dit meerdere malen bij de gemeente aangegeven en kan hier verder dan niet zo veel meer aan doen.
De SRK zoekt nog iemand om deel te nemen in de optochtcommissie
De SRK complimenteert iedereen voor de brandblussers die overal op de wagens aanwezig waren vorig jaar!
Middels inschrijven voor de optocht geef je als vereniging aan dat de wagen verzekerd is. Zowel de tractor, als de wagen moet verzekerd zijn. Hierbij gaat het om een praalwagen verzekering.
- Bouwhal
De SRK is op zoek geweest naar een nieuwe bouwhalbeheerder en heeft deze gevonden in een van de bouwers die in de bouwhal bouwt. De SRK blijft contactpersoon tussen de gemeente en de bouwers.
- Rondvraag:
HO: Hoe blikt de SRK terug op de wijze van motto kiezen?
Volgens mij is er niet uitgekomen wat we ervan verwacht werd? Reactie SRK; De SRK was tevreden over de opzet, want het is goed dat heel het dorp gelegenheid krijgt om mee te stemmen. Vanuit allerlei hoeken hebben we leuke ideeën en stemmen gekregen, dus dat is positief.
De communicatie en PR rondom de keuze kan een stuk beter, Concept was goed, uitwerking moet beter.
JS: Ik zag dat de partyboy’s dit jaar meelopen in de optocht. Heeft de SRK de wens om groter te worden, of wachten we af? Reactie SRK: Nee, de SRK benadert niet actief verenigingen om mee te komen lopen in Raamsdonk. Indien een vereniging zich aandient, zijn zij uiteraard wel welkom in de optocht.
- Sluiting
Om 20:57u wordt de vergadering gesloten en dankt de voorzitter alle aanwezigen voor hun aanwezigheid en actieve inbreng.
