Notulen openbare opstartvergadering S.R.K.

Klik HIER om de notulen in PDF formaat te openen.

d.d. 02 September 2020
Aanvang: 20.00 uur
Locatie: Tribune VV Raamsdonk

1. Opening

De vergadering wordt om 20.11 uur geopend. De voorzitter geeft aan dat er altijd carnaval zal zijn, dus ook in 2021. De vraag is alleen in welke vorm. De vergadering zal voornamelijk in het teken staan van carnaval 2021 in corona-style, maar er zal ook kort worden terug geblikt op carnaval 2020 omdat dat ook een bijzonder jaar was en er nog geen evaluatievergadering heeft plaatsgevonden.

• Mededelingen

• De SRK heeft drie nieuwe e-mail adressen:
  srk@denhaaykaant.nl
  penningmeester@denhaaykaant.nl
  jeugd@denhaaykaant.nl
  Deze zullen op de website geplaatst worden.
• De notulen van deze vergadering worden over maximaal 2 weken op de website geplaats. De link wordt via social media gedeeld.

• Vaststellen agenda

Er worden geen punten aan de agenda toegevoegd.

• Bestuur SRK

Het SRK bestuur bestaat inmiddels uit 6 leden:

Bestuur SRK
Voorzitter	Patrick Marcelissen
Secretaris	Marjolein van den Heijkant
Penningmeester	Anouk Moree
Optocht	Ruben Koene
Jeugd	Marjolijn Waas
PR	Janine de Hoon

• Financiën

Toelichting Patrick: De SRK heeft het jaar 2020 licht positief afgesloten. De details van de jaarrekening zijn op afspraak in te zien. Aankomend carnavalsjaar voorziet de SRK tekorten door verminderde sponsorinkomsten en verhoogde uitgaven door de coronamaatregelen.

• Jeugd

1. Behoefte inventarisatie jeugdcategorie

Dit punt wordt besproken tijdens het vergaderpuntpunt optocht.

• Vernieuwen jeugdwagen

Er zijn plannen om de jeugdwagen te vernieuwen. Er zijn een aantal ideeën voor een wagen waarbij de jeugdraad ieder jaar opnieuw wordt meegenomen in het proces van wagens bouwen; van brainstorm over het thema van de wagen, tot de daadwerkelijke realisatie van ideeën. Het is de bedoeling dat er een robuuste basis komt van materiaal dat meerdere jaren mee kan, met onderdelen die ruimte bieden aan de creaties van de jeugd.

Uiteraard brengt de uitwerking van dit idee veel werk met zich mee. De oude wagen moet worden afgebroken en er moet iets nieuws gebouwd worden. Ben, of ken je iemand die tijd heeft om hier een rol in te spelen? Mail dan naar srk@denhaaykaant.nl.

• Terugblik carnaval 2020

Toelichting Ruben: Carnaval 2020 werd een bijzonder carnavalsjaar dat er zonder alle vrijwilligers heel anders uit had gezien. Voor het eerst werd een optocht afgelast op Den Haaykaant. Op het allerlaatste moment weliswaar, omdat de hoop er was dat de wind in de loop van de ochtend zou afnemen. Helaas nam de wind juist toe en werd de optocht afgelast. Na deze teleurstelling kwam gelukkig snel goed nieuws; er werd een gezamenlijke optocht op Den Haaykaant georganiseerd!
En wat een optocht werd dat! Binnen 2 dagen werd door de gemeente, de COR en de SRK een geweldige optocht georganiseerd! Ruben benadrukt dat dit zonder de flexibiliteit van alle vrijwilligers echt niet mogelijk was geweest en geeft aan dat een applaus dan ook wel op zijn plek is! <Applaus>

1. Verkeersmaatregelen rondom optocht (wegafsluiting + parkeren)

Toelichting Ruben: Tijdens carnaval 2020 zijn er op beide optochtdagen verschillende verkeersmaatregelen getroffen. Op zaterdag is het plan dat vooraf met de gemeente en met alle CV’s besproken was uitgevoerd. Dit plan was al een flinke verbetering ten opzichte van het jaar ervoor. Echter, er was van de zaterdag geleerd wat maakte dat er op dinsdag nog enkele verbeteringen zijn doorgevoerd:

• De afzettingen aan de Kerklaan actief vanaf de ochtend voor verkeer van buitenaf
• Een deel van de route is tot 12.00 uur open gebleven i.p.v. tot 11.00 uur.
• Er zijn extra parkeerplekken gerealiseerd bij o.a. de voetbal, De bonte kraai, Berende en de Ganzenwiel.
• Er reed een pendelbus vanaf de Ganzenwiel naar de Lambertuskerk.

Het leerpunt van de dinsdag was dat de afzetting bij het Gat kan zorgen voor grote opstoppingen (tot op de A59!). Hier zal in de toekomst een beter plan voor moeten komen.

Wat een zorgpunt blijft zijn de wegafzettingen en dan vooral het onbegrip wat hierover ontstaat. In een aantal situaties heeft dit geleid tot vervelende scheldkanonnades en bijna-aanrijdingen tegen verkeersregelaars. De SRK werkt met vrijwillige verkeersregelaars die hun uiterste best doen om de veiligheid van iedereen te waarborgen. Het is belangrijk om deze mensen te behouden om de optocht ook in de toekomst te kunnen organiseren. Het is dan erg vervelend om te horen hoe er soms met hen wordt om gegaan.

Er zijn geen vragen of opmerkingen over de verkeersmaatregelen.

• Verloop opbouwen en opstellen wagens

Toelichting Ruben: Het opbouwen en opstellen ging op beide optochtdagen goed. Opbouwen ging op dinsdag uiteraard verder dan op zaterdag. Alles werd zeer goed aangestuurd door Wesley Fijneman en Joep van Oord. Het is knap hoe zij het overzicht blijven houden.
Een leerpunt was dat een aantal contactpersonen van CV’s niet goed bereikbaar was. We nemen nu de gegevens over van degene die zich aanmeldt tijdens het bouwerscafé. We merken in de praktijk dat dat niet altijd de persoon is die ook over de wagen of communicatie gaat!

Er zijn geen vragen of opmerkingen over het verloop van het opbouwen en opstellen van de wagens.

• Ervaringen rondom afgelasten en verplaatsen optocht

Toelichting Ruben: De SRK en de optochtcommissie heeft continu geprobeerd duidelijk en transparant te zijn over het eventueel afgelasten van de optocht. Er waren vanuit de overheid geen duidelijke richtlijnen, dus de SRK heeft deze in afstemming met de verenigingen voorafgaand aan de optocht-dag zelf opgesteld. Dit leidde ertoe dat de optocht werd afgelast. De SRK kan zich nog steeds vinden in de opgestelde richtlijnen en wil deze richtlijnen ook hanteren in komende jaren.

Er zijn geen vragen of opmerkingen op het afgelasten van de optocht.

• Beoordeling kleine wagens + jeugdcategorie

Toelichting Ruben: Op dit moment is er slechts 1 deelnemer in de jeugdcategorie. De SRK onderzoekt hoe deze categorie verder kan worden uitgebouwd. Mochten hier ideeën of suggesties voor zijn, neem dan contact op met srk@denhaaykaant.nl.

In huidig reglement staat dat bij Wagens B de tractor ombouw niet in meetelt in de jurering. Wanneer er wel iets wordt gedaan aan de tractorombouw, heeft dit een positieve uitwerking op het totaal plaatje. Dit kan in de jurering de doorslag geven als creaties gelijkwaardig worden beoordeeld.
Aankomend seizoen zal de SRK het reglement, en dan met name de jurering op dit punt herzien. Ondanks dat er wordt gestreefd naar ‘totaalplaatjes’, zal gekeken moeten worden naar de maximale omvang, omdat het niet de bedoeling is om 2 creaties te realiseren.

Er zijn geen vragen of opmerkingen over de jeugdcategorie en beoordeling van de kleine wagens.

• Ervaring met collectieve verzekering

Toelichting Marjolein: Afgelopen jaar is er voor het eerst gewerkt met een actieve controle op de WA-verzekering van de wagens en de mogelijkheid om dit via de SRK te laten lopen. In het proces zijn er wat leerpunten geweest, bijvoorbeeld over het leren kennen van de voorwaarden, maar uiteindelijk was iedereen goed WA-verzekerd. Dit was erg fijn, zeker gezien de weersomstandigheden waar we mee te maken hadden.

Men vindt het fijn als er aankomend seizoen weer de mogelijkheid is om deel te nemen aan een collectieve verzekering. De SRK pakt dit op

• Prijsuitreiking Faantelaand 2020

Toelichting Patrick: Vanwege het samenvoegen van de twee optochten, heeft de SRK de prijsuitreiking in Raamsdonksveer samen met de COR georganiseerd.

Na afloop van de prijsuitreiking uitte diverse mensen, via verschillende kanalen, hun ongenoegen over het verloop van deze prijsuitreiking. De klachten kunnen als volgt worden samengevat:

1. De deelnemers uit Raamsdonk waren te laat bij de prijsuitreiking
2. Er was vuurwerk tijdens de prijsuitreiking
3. Er werden blikken bier het publiek in gegooid

Vooral ‘de Platte Kar’ uit Raamsdonk werd in deze context veel genoemd als boosdoener. Omdat zowel de organisatoren van ‘de Platte Kar’ als de SRK het erg vervelend vinden hoe e.a. is gelopen, hebben zij hierover gesproken. Zij zijn tot de volgende conclusie gekomen:

Het is helaas niet meer mogelijk om de verantwoordelijkheid te dragen zo’n grote groep mensen. Het zijn niet enkel meer bouwers die meelopen, maar het betreft ook mensen die men niet kent en met andere intenties met ‘de Platte Kar’ mee willen lopen.

Dit heeft ertoe geleid dat de organisatie van ‘de Platte Kar’ In goed overleg met de SRK heeft besloten om de kar niet meer naar de prijsuitreiking in Raamsdonksveer te laten rijden. Er wordt samen gezocht naar een passend alternatief.

Er zijn geen vragen of opmerkingen over de prijsuitreiking in het Faantelaand.

• Ontwikkelingen Coronavirus

1. Prinsenbal

Toelichting Patrick: De SRK is met de raad en de gemeente in overleg om een passende invulling voor het prinsenbal te vinden. Met de huidige maatregelen is een prinsenbal zoals we het gewend zijn in een kroeg niet haalbaar. Er wordt nagedacht over een alternatief buiten, rondom de kiosk. Zodra hier meer informatie over beschikbaar is, zal deze via de gebruikelijke kanalen gedeeld worden.

• Gebruik bouwhallen

Toelichting Patrick: Met de gebruikers van de bouwhal is nagedacht over de maatregelen die genomen moeten worden om te kunnen bouwen met de huidige corona-maatregelen. Er is een protocol opgesteld, welke ter goedkeuring zal worden voorgelegd aan de gemeente. De SRK adviseert verenigingen die elders bouwen ook na te denken over de wijze waarop zij de huidige corona-maatrelen gaan naleven en dit zichtbaar te maken in de bouwhal. Het SRK-protocol kan hierbij als uitgangspunt genomen worden.

• Optocht

Toelichting Patrick: Omdat de SRK verwacht dat er met de huidige corona-maatregelen geen vergunning wordt afgegeven voor het organiseren van een optocht, is er gedurende de zomer samen met een aantal verenigingen nagedacht over een passend alternatief.

Tijdens een gesprek bij de gemeente dat eind augustus heeft plaatsgevonden, is bevestigd dat een optocht door heel Raamsdonk met de huidige maatregelen niet mogelijk is. De belangrijkste reden hiervoor is het niet kunnen reguleren en handhaven van de mensenmassa’s.

Wat wel een kans van slagen heeft, is om te gaan werken met feestpleinen. Voordat de SRK dit plan verder gaat uitwerken, wil de SRK het plan graag voorleggen aan de aanwezigen op deze vergadering.

Het idee is om meerdere afgesloten pleinen in het dorp te creëren, bijvoorbeeld op het kerkplein, havenplein en bij de voetbal. Op deze pleinen is er ruimte voor alle groepen om hun creativiteit ten toon te spreiden. Dit kan in de vorm van een wagenshow, een theaterstuk, alles is mogelijk. Elke deelnemer krijgt tijdvak(ken) waarin zij hun show/ creatie kunnen presenteren.

Het publiek koopt online een kaartje voor het evenement en krijgt een tijdschema waarop staat hoe laat ze waar worden verwacht. Dit kan geheel gereguleerd worden door de inzet van bussen, maar te voet of lopend kan ook. Aangekomen op een feestplein, worden zij naar hun zitplekken begeleid.

De pleinen worden aangekleed en er is een mogelijkheid om een hapje of drankje te nuttigen doordat er horeca aanwezig is.

In overleg met de jury zal er worden gezocht naar een passende jurering van de creatie.

De SRK denkt dat dit plan een kans van slagen heeft en waarschijnlijk ook de enige mogelijkheid is om dit evenement überhaupt door te laten gaan. De SRK wil benadrukken dat er altijd een mogelijkheid is dat het evenement op het laatste moment door de gemeente, veiligheidsregio, of overheid wordt verboden.

Het plan kan alleen werken als we alle steun van de bouwers en carnavalsvierders hebben. Samen elkaar aanspreken op de RIVM richtlijnen, alleen dan kunnen we dit plan tot een succes maken.

Patrick biedt de aanwezigen de mogelijkheid om te reageren op het voorstel.

Vragen en antwoorden:

1. Sta je er als vereniging de hele middag opgesteld? Dit i.v.m. jonge kinderen.

Het is op dit moment nog lastig om de duur van het evenement in te schatten. Dit is o.a. afhankelijk van het aantal deelnemers, toeschouwers dat we mogen toelaten en het aantal pleinen dat beschikbaar is.

Houd er rekening mee dat het idee van de feestpleinen net zo lang duurt als een gebruikelijke optocht. Het kan wel zo zijn dat je tussen de groepen niets te doen hebt.

• Komt er wel een roulatie naar alle pleinen? Ziet iedereen wel alle creaties?

Ja, het is wel de bedoeling om de routes zo vorm te geven dat alle bezoekers alle creaties zien.

• Wat doen we als er opeens wel een mogelijkheid is tot het rijden van een optocht?

Als we met elkaar besluiten dat de feestpleinen het alternatief voor de optocht wordt, dan houden we daar aan vast. Ook als het rijden van een optocht wel mogelijk zou zijn. De belangrijkste reden hiervoor is het ontbreken van een vergunning voor een optocht en de enorme organisatie die met een optocht en de feestpleinen samenhangt.

• Er wordt aangegeven dat het belangrijk is om na te denken over de opslag van de wagens, mocht ook het idee van de feestpleinen niet door kunnen gaan.

De SRK heeft hierover contact opgenomen met de Dongecentrale, maar denk hier als vereniging vooral ook zelf over na, je bent hier zelf verantwoordelijk voor.

• Is er ook een mogelijkheid om een ‘feestplein’ in de bouwhal te maken? Bijvoorbeeld i.v.m. kinderen die niet de hele middag buiten in de kou kunnen staan?

De keuze voor de pleinen is nog niet gemaakt. Dit voorstel zal worden meenomen in de verdere planvorming.

• Is ook overwogen om een meerdaags evenement te organiseren? Bijvoorbeeld in samenspraak met de Cor?

Nee, vooralsnog is hier niet over gesproken met de Cor en is het idee om er een één daags evenement van te maken. Het is niet uitgesloten dat de faciliteiten die rondom een plein worden opgezet gebruikt zullen worden voor andere doeleinden, zoals bijvoorbeeld het Sauwelen.

• Wat is het voordeel van het plan t.o.v. een optocht waarbij het publiek langs de wagens (die stil staan) loopt?

Het belangrijkste voordeel is dat het publiek op afgesloten pleinen beter te reguleren en te handhaven is.

• Heb je het idee overwogen om het publiek stil te zetten en de deelnemers te laten verplaatsen? Het aantal bezoekers zal hoger liggen dan het aantal deelnemers. Bijvoorbeeld van het kerkplein met de functie als Arena?

Hierbij geldt hetzelfde antwoord als eerder: Publiek op afgesloten terrein is beter te reguleren en er is beter te handhaven.

• Wanneer weet je hoeveel plek je hebt?

Dit is afhankelijk van het aantal inschrijvingen en de beschikbare ruimte. Waarschijnlijk zal de inschrijving eerder plaatsvinden dan gebruikelijk, zodat we weten hoeveel deelnemers er zijn. Waarschijnlijk zal op korte termijn een uitspraak over deelname vanuit de verenigingen nodig zijn, voordat de uitwerking kan plaatsvinden.

1. Als het publiek maar één kant ziet, hoef ik dan maar één kant van de wagen te maken?

Dit lijkt een logische gedachtegang. De SRK doet een beroep op de creativiteit van de verenigingen.

1. De voorzitter van de jury geeft aan dat er tijdig een besluit moet worden genomen over de (eventuele) jurering van de creaties, zodat de deelnemers voor aanvang van het bouwen weten wat de spelregels zijn. Omdat er sprake is van een zeer uitzonderlijke situatie, wordt er gesproken over een jury-vrij jaar. Wellicht enkel een publieksprijs? De juryvoorzitter geeft aan dat er dan wel goed moet worden nagedacht over de wijze waarop de doortelling plaatsvindt. Dit punt is voor de bijzondere situatie uit 2020 ook nog niet afgerond.

De SRK geeft aan contact op te nemen met de voorzitter om e.a. verder af te stemmen.

1. We stellen met elkaar vast dat het idee een enorm organisatorische financiële uitdaging zal zijn. De SRK benadrukt dat zij dit niet alleen kan organiseren en een beroep doet op alle deelnemers en carnavalsliefhebbers om het plan te doen slagen. De SRK zal proberen om sponsoren te aan te trekken en diverse media te betrekken.

• Vervolgafspraken en communicatie

De verenigingen geven aan 2 à 3 weken nodig te hebben om in overleg met hun achterban tot een besluit over deelname te komen. Na het verstrijken van deze periode zal de SRK de verenigingen vragen om hun intentie over deelname uit te spreken. Dit zal per app en per mail gebeuren. De SRK heeft een app aangemaakt om geïnteresseerden snel op de hoogte te kunnen houden van de ontwikkelingen en om dingen rondom carnaval verder af te stemmen. Om e.a. overzichtelijk te houden vragen we één contactpersoon per vereniging/duo/individu/belanghebbende/geïnteresseerde om zichzelf toe te voegen aan de app-groep. Dit kan via deze link: https://chat.whatsapp.com/HIoLYgu9wse4eWe2eTCdPV . Laat na aanmelden in de groep even weten wie je bent en van welke vereniging je bent.

• Startgeld i.p.v. prijzengeld

Toelichting Patrick: De SRK heeft nagedacht over een manier om de kleinere verenigingen financieel meer te ondersteunen. Dit zou kunnen door te gaan werken met startgeld i.p.v. met prijzengeld. Dit betekent dat het budget dat bestemd zou zijn voor het prijzengeld, evenredig wordt verdeeld onder de deelnemers in de verschillende categorieën. We willen deze vergadering gebruiken om de eerste reacties hierop te peilen.

De volgende reacties worden gegeven:

• Lijkt een leuk idee en nobel streven. Echter, de winnende wagen heeft vaak ook veel meer kosten. Kun je dan ook inschrijven en rijden met platte kar? Dit zou betekenen dat je ook startgeld krijgt.
• Voorstel is om al het geld aan de jeugd te geven.

Patrick reageert en geeft aan dat het besluit hierover nog niet is genomen. De input wordt meegenomen in het vervolgproces en wellicht wordt er in een kleiner verband nog over verder gepraat.

1. Rondvraag

1. Wat wordt er gedaan met de andere evenementen?

Vooralsnog richten we ons vooral op het idee van de feestpleinen, dit vraagt al een enorm organisatorisch vermogen. Wellicht dat de overige evenementen waarvan we het gewend waren dat zij in aanloop naar carnaval plaatsvinden, verplaatst naar het canavalsweekend.

• Er wordt aangegeven dat we vooral de Jeugdraad en Jeugdprins niet moeten vergeten, zij zitten immers maar één keer in groep 8.
• Hoe wordt de horeca in dit plan meegenomen?

Er is nog niet gesproken met de horeca over het plan. De horecaondernemers zijn zelf niet aanwezig tijdens de vergadering. Er is afgemeld of vervanging geregeld.

1. Sluiting

De voorzitter sluit de vergadering om 21.35, er volgt een applaus.